就職活動における電話対応では様々なことが起こります。特に学生などで企業と電話対応をした経験の少ない人は、どう対応すればよいかわからないことが多いと思います。一般的に起こりうる事の対応方法をまとめました。
- 相手の声が小さくて聞き取り難い場合
- 聞き逃してしまった場合
- 伝えられた内容が理解できず、不安が残る場合
- 他社と日程が重なってしまう場合
- 電話に出ることができず、かけ直す場合
- 電話の最中で切れてしまった場合
- 電話をかけたら留守番電話になった場合
相手の声が小さくて聞き取り難い場合
「お電話が遠いようですが…」と言いましょう。
聞き逃してしまった場合
「恐れ入りますが、もう一度お願いいたします。」
言い出しにくいとは思いますが、聞き逃してわからないままにしておくことだけは避けましょう。相手に同じ事を言わせることになるため、謙虚な姿勢で言います。
伝えられた内容が理解できず、不安が残る場合
「確認させていただいてもよろしいでしょうか、」
まずこのように相手に伝えて、自分がどのように理解したかを伝えて次のように確認をとりましょう。
「○○とは、○○ということでしょうか。」
他社と日程が重なってしまう場合
企業から伝えられた日程では、他社の日程と重なってしまう場合には、正直に日程が重なるというのは避けてください。日程を変更された企業は、優先された企業より下位に見られたと思われ印象が悪くなります。このような場合は「恐れ入りますが、その日は大学の授業がありどうしても欠席できません。」など就職活動以外の理由で都合が悪いと伝えましょう。ただし、アルバイトや友達の約束など、容易に変更できる理由を変更の理由にしてはいけません。仕事に対する意識が低いと思われます。
電話に出ることができず、かけ直す場合
「先ほどは、お電話頂いたにも関わらず、申し訳ありませんでした。」
素直に電話に出れなかったことを謝りましょう。
電話の最中で切れてしまった場合
よほどのことがない限り、こちらからかけ直します。その際には「電話が切れてしまい申し訳ございませんでした。」と謝ってください。たとえこちらが悪くなくても、謝るのがマナーです。
電話をかけたら留守番電話になった場合
すぐに電話を切らずに伝言を残します。伝言は、氏名、要件を伝えて、こちらから後日改めてかけ直す旨を伝えましょう。
