学生の中には、就職活動で初めて社会人として企業に務めている人と電話の受け答えをする、という方もいると思います。電話対応は、思っている以上に採用でチェックされる項目のひとつです。「知らない電話番号から着信があり、無愛想に対応してしまった…。」「『大丈夫です。』と言うところを『OKです。』と言ってしまった…。」など
面接やSPI対策も重要ですが、それ以前に電話対応で失敗してしまってはどうしようもありません。そこで希望企業に電話をする場合にどのような点に注意したらよいのかをまとめました。
電話対応の基本ポイント
電話対応の基本的なポイントは次のとおりです。
- 静かなところで電話をする。
- 声は大きく、ハキハキと話す。
- 用件をまとめておく。
- メモをとる。
- 伝えられたことは復唱する。
- 時間帯に注意する。
電話を書けるということは、電話相手の時間をいただくということです。電話相手がストレスを感じることなく会話できるように心がけて下さい。
静かなところで電話をする
電話をするときは、必ず静かな場所でするようにしましょう。周りがうるさい場所で電話をすると肝心な用件を聞き逃してしまうかもしれませんし、なにより相手（ここでは企業側）に対して失礼です。電話をかける場合には、室内などできる限り静かな場所でします。どうしても外で電話をしなければならない場合であっても駅など電話中に雑音が入ってしまう場所や電波状況の悪い場所での通話は避けるようにしましょう。もし、企業側から電話があり、たまたま騒音がある場所にいる場合には、無理に電話に出るのではなく、後でかけ直す等の対応が必要です。
声は大きく、ハキハキと話す
電話では、相手の顔を見ることができません。そのため、声の大きさやトーンで性格等を推測されてしまう恐れがあります。「人の印象は、出会って3秒で決まる」とも言われるように、電話対応での印象も最初の対応で決まってしまいます。そのため電話に出る際には、声の大きさと明るいトーンに気をつけて出るようにしましょう。
用件をまとめておく
電話をするということは、電話相手の時間をいただくということです。
- 質問内容は簡潔にわかりやすいですか？
- 質問事項に漏れはありませんか？
何を聞いているのかわからない質問をされたり、同じことを何度も聞かれると非常に印象が悪いです。必ず電話をかける前に質問事項を確認しましょう。
メモをとる
電話をかけるときには必ずメモを書ける状態にしましょう。電話を切った瞬間に面接日時を忘れてしまった…という話をよく聞きます。忘れてしまった場合はもう一度聞くしか方法はありませんが、とても印象が悪いです。
伝えられたことは復唱する
伝えられたことは必ず復唱しましょう。聞き間違えることがありますし、相手が伝え間違えることがあります。社会では、もし相手が伝え間違えたとしても、確認しなかったあなたが悪いと判断します。場所、日時、提出物は必ず復唱するようにしましょう。
時間帯に注意する
学生に多いのですが、会社のお昼休み時間中に電話してしまう人がいますが、会社にとって学生からの電話は仕事です。一般的に会社は12時から1時まではお昼休みで、この時間に電話しても受け付けてもらえますがとても印象が悪いです。お客様ならともかく就活生が一般的に休みとされている時間帯に電話をするというのは「相手のことを考えることができない人間」という印象を持たれる恐れがあります。
その他 気を付けておくポイント
上記以外に就職活動の電話対応において気を付けておくポイントには、次のようなことがあります。
- 携帯電話は、留守番サービス機能を付加しておく。
電車の中など、万が一電話に出られないときに備えて留守番電話サービス機能を付けておきましょう。 - 就職活動で電話がありそうな企業の電話番号はあらかじめ電話帳に登録しておく。
登録しておくことで着信時にどこの企業からの電話であるのかを瞬時に把握することができる。 - 登録されていない番号からの電話をとるときは、まず自分の名前を名乗る。
複数の電話回線を有しているなど、会社によっては、会社パンフレットなどに掲載されている電話番号と人事からの電話番号とがことなることがあります。そのため、知らない電話番号からの着信には丁寧に応答するようにしましょう。 - 家族の人にも電話をとる際には注意してもらうようにする。
会社によっては、携帯電話ではなく、自宅に電話するところもあります。そのため、家族の人にも就職活動中の企業から電話があるかもしれないことを伝えておきましょう。
